Как да създадете перфектното съобщение за отсъствие от офиса
Ако отивате на почивка или сте болни и или не можете или не искате да отговаряте на имейли, тогава е полезно да използвате автоматичен отговор под формата на съобщение за отсъствие от офиса, така че Вашите неинформирани контакти да не бъдат в очакване на отговор от Вас. Съобщението за отсъствие от офиса е компактен текст, който предава най-важните факти: Колко дълго ще бъдете недостъпни, кога Вашите контакти могат да очакват отговор, (по желание) причина за отсъствието Ви и ако е необходимо - лична бележка. Препратка към друг имейл адрес, напр. на някой от Вашите колеги, често е полезна или дори необходима.
За да сме сигурни: Отговорът за отсъствие от офиса е стандартна част от добрата комуникация по имейл. Той може да се настрои с помощта на функцията за автоматичен отговор на Вашия доставчик на поща или програма - просто не забравяйте да я изключите, когато се върнете!
Това, което принадлежи на текста на съобщение за отсъствие от офиса, зависи от контекста. Докато някои компании очакват официален отговор, другаде е обичайно да олекотите текста с малки лични елементи. По принцип обаче съобщението за отсъствие от офиса не е персонализирано - то е автоматизирано. Както често се случва, не е това, което казвате, а как го казвате. В крайна сметка не искате да дразните или обиждате всеки, който се опитва да се свърже с Вас.
Разбира се, винаги можете да разчитате на шаблони и примери, когато съставяте отговор за отсъствие от офиса. Но как да формулирате перфектното съобщение за отсъствие от офиса?
Съобщение за отсъствие от офиса: Стъпка по стъпка
Заглавие
В заглавието е обичайно просто да пишете „Отговор при отсъствие от офиса“. По този начин всички знаят, че не сте на разположение веднага след като получат автоматичния отговор.
Поздрав
Започнете съобщението си за отсъствие от офиса с поздрав. Можете също така да благодарите за полученото съобщение. Възможна е и комбинация от двете.
Примери:
- Уважаеми господине или госпожо, …
- Благодаря Ви за съобщението!
- Здравейте и благодаря за изпратения имейл!
Разположение
Във втория ред на текста трябва да напишете най-важната информация: кога ще бъдете на разположение отново, както и причината за отсъствието Ви. Ако ще отсъствате за неопределено време, достатъчно е само посочването на причината. Информацията за това кога ще бъдете на разположение отново оставя по-добро впечатление от посочването на времето на Вашето отсъствие.
Примери:
- В момента съм извън офиса - на почивка. Ще отговоря на съобщението Ви, когато се върна в понеделник, ММ/ДД/ГГ, чч:мм.
- Ще се върна в офиса в понеделник, ММ/ДД/ГГ, чч:мм.
Без препращане
Ако имейлите Ви няма да бъдат препратени или не могат да бъдат прегледани от колега, понякога е важно да споделите тази информация. В зависимост от клиентите може да е полезно да посочите причина или да изразите съжаление.
Примери:
- Вашето съобщение няма да бъде препратено автоматично.
- От съображения за поверителност съобщението Ви няма да бъде препратено.
- Моля, имайте предвид, че Вашето съобщение не може да бъде препратено.
Препращане към колега
Ако Ваш колега Ви представлява, можете да насочите контакта си към неговия имейл адрес и/или телефонен номер. Искането да се използва тази опция само в спешни случаи може да помогне за филтрирането на по-незначителните въпроси.
Примери:
- Можете да се свържете с КОЛЕГАТА при всякакви въпроси: [email protected].
- При спешни случаи можете да се свържете с моят КОЛЕГА: [email protected].
- При спешни случаи позвънете на следния номер: XXXX.
Завършек
Можете да използвате прост завършек, за да приключите съобщението си. В отговор при отсъствие от офиса, обаче, е доста срещана практика завършеците да се пропускат изцяло.
Примери:
- Благодаря,
ИМЕ
- Благодаря/Всичко най-хубаво/Поздрави,
ИМЕ
Преглед: Компоненти с примери
Персонализирани бележки - Персонализирайте съобщението си за отсъствие от офиса
Съобщението за отсъствие от офиса не трябва да бъде толкова официално, колкото в горните примери. В много сфери, например, можете да пишете на клиентите по-спокойно и сърдечно. Сред колегите това е особено вярно, ако комуникацията по имейл е ограничена и е само в рамките на компанията, така че само Вашите колеги биха прочели съобщението. Дори при много външни бизнес партньори „бързия“ отговор е често срещан. Тук ще Ви покажем как можете да персонализирате отговора си извън офиса и от кои части трябва да се откажете.
Персонализирано съобщение за отсъствие от офиса: Какво можете да направите
Що се отнася до стила, можете сами да решите какво подхожда на Вашата компания. Имайте предвид, че Вашите ръководители може да получат същото съобщение за отсъствие от офиса, както и колегите, с които поддържате по-спокоен тон. Внимателно обмислете тези съвети.
Персонализирано съобщение за отсъствие от офиса: Какво трябва да избягвате
Съобщенията за отсъствие от офиса са основно формално изпитание. Някои стилистични средства могат да надхвърлят марката. Показваме Ви кои грешки трябва да избягвате.
Съобщение за отсъствие от офиса: Шаблони
Официално съобщение за отсъствие от офиса от общ характер
Уважаеми господине или госпожо,
Благодаря Ви за имейла! В момента съм в отпуска и ще се върна в офиса на ММ/ДД/ГГ.
От съображения за поверителност съобщението Ви няма да бъде препратено. При спешни случаи можете да се свържете с моят КОЛЕГА: [email protected].
Благодаря,
ИМЕ
Официален отговор за отсъствие от офиса с препращане за клиенти
Здравейте,
Благодаря Ви за съобщението. В момента съм в отпуска и нямам достъп до имейла си. Моля, свържете се с мен, когато се върна на ММ/ДД/ГГ. До тогава моят КОЛЕГА ще ме представлява. Можете да се свържете с него/нея чрез имейл ([email protected]) или по телефона (XXX-XXXX) и той/тя ще Ви съдейства. Благодаря за разбирането.
Поздрави, ИМЕ
Неофициален отговор за отсъствие от офиса за колеги
Уважаеми колеги,
Ако четете това, значи съм в отпуска. Не се тревожете – ще се върна на ММ/ДД/ГГ! Междувременно, КОЛЕГАТА ([email protected]) се съгласи да ме представлява. Моля, свържете се с него/нея при спешни случаи.
Бъдете здрави! Ще ви донеса нещо от Аржентина - обещавам!
До скоро,
ИМЕ
Неофициален отговор за отсъствие от офиса за клиенти
Уважаеми клиент,
Благодаря за съобщението! В момента съм в отпуска и ще се върна на ММ/ДД/ГГ. За съжалениe няма да имам достъп до имейла си през това време. Моля, свържете се с моя КОЛЕГА ([email protected]) при спешни случаи. Вашият имейл няма да се препрати автоматично. Благодаря за разбирането.
До скоро.
Всичко най-хубаво, ИМЕ
Рискове, свързани с използването на съобщение за отсъствие от офиса
Използването на съобщение за отсъствие от офиса е част от обичайната професионална комуникация по имейл. Важно е обаче да помислите добре за информацията, която споделяте, когато настройвате вашето съобщение за отсъствие от офиса.
Все по-често престъпниците използват информацията, която споделяте, в своя полза. Например престъпниците могат да използват информацията, за да планират влизане в дом или офис. Освен това автоматичните съобщения за отсъствие от офиса носят голямо предимство за изпращачите на нежелана поща, когато изпращате съобщения до хиляди произволно генерирани имейл адреси, автоматичният отговор действа като филтър, като дава възможност на подателите да знаят кои адреси действително съществуват.
